Denne personvernerklæringen gjelder firehub.no og FacilityFlow AS sine tilknyttede partner, investor og pilotportaler, kontaktskjemaer, ventelister og andre nettsidebaserte henvendelser. Den gjelder ikke selve FireHub applikasjonen på app.firehub.no, som har en egen personvernerklæring.
1. Hvem vi er
FacilityFlow AS utvikler og leverer FireHub.
| Opplysning | Detalj |
|---|---|
| Juridisk navn | FacilityFlow AS |
| Organisasjonsnummer | 929 273 885 |
| Forretningsadresse | Ingemann Torps vei 9, 7040 Trondheim, Norge |
| Kontakt for personvern | contact@firehub.no |
2. Når denne erklæringen gjelder
FacilityFlow AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn gjennom nettstedet og portalene når vi selv bestemmer formålet med behandlingen.
- henvendelser via kontaktskjema og andre skjemaer på firehub.no
- registrering for å komme i gang med FireHub og andre ventelister
- partner, investor og pilotportaler
- møtebooking, tilbakemeldinger og oppfølging av henvendelser
- NDA prosesser og tilhørende dokumentasjon når dette brukes
- tekniske sikkerhetslogger knyttet til nettsiden og portalene
Når en kunde bruker selve FireHub applikasjonen til å behandle opplysninger om egne bygg, ansatte, beboere, leietakere eller leverandører, reguleres dette separat. Se personvernerklæringen for FireHub applikasjonen og kundens databehandleravtale.
3. Hvilke opplysninger vi behandler og hvorfor
3.1 Henvendelser og kontaktskjema
Vi kan behandle navn, epostadresse, telefonnummer hvis du oppgir det, organisasjon, rolle, stilling, adressen til bygget, antall bygg, meldingen din, hvilken side henvendelsen kom fra og eventuelle vedlegg.
Formålet er å besvare henvendelsen og følge den opp. Behandlingsgrunnlaget er normalt vår berettigede interesse i å svare på henvendelser, eller tiltak før inngåelse av en avtale, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f og b.
3.2 Ventelister og «Kom i gang»
Når du registrerer interesse for FireHub, FireHub Personal eller andre ventelister, behandler vi kontaktopplysningene og informasjonen du selv oppgir for å kunne følge opp interessen din og gi relevant informasjon om tilgjengelighet.
Der registreringen er basert på samtykke, kan du trekke samtykket tilbake når som helst.
3.3 Partner, investor og pilotportaler
Vi kan behandle navn, epost, organisasjon, rolle, søknadssvar, dokumenter, møtehistorikk og annen informasjon du selv sender inn. Formålet er å vurdere og følge opp mulige samarbeid, investeringer, piloter og andre forretningsforhold.
Behandlingsgrunnlaget er normalt tiltak før avtale eller vår berettigede interesse i å administrere og vurdere slike henvendelser.
3.4 NDA og signering
Hvis en NDA eller annen avtale signeres gjennom en portal, behandler vi de opplysningene som er nødvendige for å dokumentere signeringen og avtaleforholdet. Dersom en ekstern identitets eller signeringsleverandør benyttes, får du relevant informasjon i forbindelse med signeringen.
3.5 Sikkerhet og drift
Vi kan behandle IP adresse, nettlesertype, tidspunkt, påloggingsinformasjon og tekniske hendelser for å beskytte nettstedet og portalene, oppdage misbruk og feilsøke. Behandlingsgrunnlaget er vår berettigede interesse i sikker og stabil drift.
3.6 Robotsjekk
Skjemaer kan bruke Cloudflare Turnstile for å skille reelle brukere fra automatisert misbruk. Tjenesten behandler tekniske signaler som er nødvendige for sikkerhetskontrollen, blant annet IP adresse og opplysninger om nettlesermiljøet. Turnstile får ikke innholdet du skriver i selve skjemaet.
3.7 Salg, kundeservice og tilbakemeldinger: lesing med AI
Henvendelser til FireHub, for eksempel fra kontaktskjemaet, på e-post eller som tilbakemelding, leses og sorteres av en AI hos Anthropic. Formålet er å sortere henvendelsen, hente ut kontaktopplysningene og foreslå hvem som skal følge den opp. En person hos FireHub går gjennom forslaget før noe blir sendt eller avgjort.
Dette sendes til Anthropic: navn, kontaktopplysninger, adresse og innholdet i henvendelsen. Behandlingsgrunnlaget er det samme som for selve henvendelsen, se punkt 3.1. Anthropic er databehandler for FireHub og får ikke bruke opplysningene til noe annet.
3.8 FireHub-portalen: kundens dokumenter, bygg og roller
Når en kunde bruker FireHub-portalen, behandler FireHub kundens dokumenter, opplysninger om byggene og rollene til dem som er knyttet til byggene. Formålet er å lese og ordne dokumentasjonen, vise hva som finnes, hva som mangler og hva som må følges opp, og ta vare på historikken. Her er kunden behandlingsansvarlig og FireHub databehandler, og behandlingen følger databehandleravtalen med kunden.
Portalen bruker disse underleverandørene: Supabase (database og lagring av dokumenter), Netlify (drift av portalen), Resend (e-post) og Anthropic (AI-lesing av dokumentene). Dokumentene, opplysningene om byggene og rollene går til Supabase og Anthropic. Navn og e-postadresser går i tillegg til Resend når portalen sender e-post.
3.9 Konto når du tar kontakt
Når du sender kontaktskjemaet, lager vi en konto til deg på e-postadressen du oppgir. Vi sender en kode og en lenke til den adressen. Kontoen kan først brukes når du har skrevet inn koden eller brukt lenken, og valgt et passord. Har du allerede en konto hos oss, lager vi ingen ny, men sender deg en e-post om å logge inn.
I kontoen ser du henvendelsen din og det vi skriver til hverandre. Du kan legge inn byggene, hvem andre som bør følge henvendelsen, forslag til tid for et møte og dokumentasjon dere har.
Vi behandler navn, e-postadresse, telefonnummer, virksomhet, stilling, adresse, opplysninger om byggene, meldingene mellom oss og filene du laster opp. Vi henter også offentlige opplysninger om bygget fra Kartverket og om virksomheten fra Brønnøysundregistrene. Koden lagres ikke i klartekst. Den gjelder i 15 minutter, og lenken i ett døgn.
Formålet er å svare på henvendelsen og gjøre klar et eventuelt tilbud. Behandlingsgrunnlaget er tiltak før inngåelse av en avtale og vår berettigede interesse i å følge opp henvendelsen, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b og f. Kommer henvendelsen gjennom en av samarbeidspartnerne våre, ser partneren det som trengs for å følge den opp.
4. Leverandører og behandling på våre vegne
Vi bruker eksterne leverandører når det er nødvendig for å drifte nettstedet og portalene. De kan bare behandle personopplysninger etter avtale og innenfor det formålet tjenesten brukes til.
| Leverandør | Formål | Primært behandlingssted / merknad |
|---|---|---|
| Supabase | Database, autentisering og portaldata | AWS eu-west-1, Irland, for det aktuelle FireHub portalprosjektet |
| Netlify | Hosting og levering av nettside eller portal der Netlify brukes i produksjon | Global infrastruktur. Overføringer utenfor EØS reguleres av leverandørens databehandleravtale og gyldig overføringsgrunnlag |
| Resend | Transaksjonelle eposter og varsler | Resend opplyser at kundedata lagres i USA. Overføringer reguleres blant annet av standard personvernbestemmelser og leverandørens øvrige overføringsgrunnlag |
| Cloudflare | Turnstile robotsjekk og sikkerhet | Global behandling kan forekomme. Overføringer reguleres av Cloudflares databehandleravtale og gjeldende overføringsgrunnlag |
| Anthropic | AI-lesing og sortering av henvendelser (punkt 3.7), og AI-lesing av kundens dokumenter i portalen (punkt 3.8) | USA. Overføringer reguleres av Anthropics databehandleravtale og gyldig overføringsgrunnlag |
Vi selger ikke personopplysninger.
5. Overføring utenfor EU og EØS
Noen leverandører kan behandle opplysninger utenfor EU og EØS. Når dette skjer, bruker vi et gyldig overføringsgrunnlag etter GDPR kapittel V, for eksempel en adekvansbeslutning, EUs standard personvernbestemmelser eller annet lovlig grunnlag, sammen med nødvendige sikkerhetstiltak.
6. Hvor lenge vi lagrer opplysningene
Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, og deretter bare når vi har et saklig eller lovpålagt behov.
- Henvendelser og søknader slettes eller anonymiseres når oppfølgingen er avsluttet og vi ikke lenger har behov for historikken.
- En konto laget da du tok kontakt, slettes når du ber om det, eller når henvendelsen er avsluttet. Står kontoen uten aktivitet og innlogging i 90 dager, går vi gjennom den og sletter den hvis henvendelsen ikke skal følges opp. Blir du kunde, gjelder avtalen.
- Ventelistedata slettes når formålet er oppfylt, du melder deg av, eller opplysningene ikke lenger er nødvendige.
- Avtale og NDA dokumentasjon kan lagres så lenge det er nødvendig for å dokumentere avtaleforholdet eller ivareta rettslige krav.
- Sikkerhetslogger beholdes bare så lenge det er nødvendig for sikkerhet, feilsøking og dokumentasjon av hendelser.
- Opplysninger som må oppbevares etter lov, lagres så lenge loven krever det.
7. Informasjonskapsler og analyse
Nødvendige informasjonskapsler og tilsvarende teknologi kan brukes for sikkerhet, innlogging og teknisk funksjonalitet.
Valgfri analyse eller markedsføringssporing aktiveres bare når det finnes et gyldig behandlingsgrunnlag og, der det kreves, etter at du har samtykket. Slike verktøy og formål skal fremgå av nettstedets innstillinger for informasjonskapsler før de aktiveres.
PostHog som er valgt for produktanalyse i selve FireHub applikasjonen, omfattes ikke av denne nettsideerklæringen med mindre det senere også aktiveres på firehub.no.
8. Dine rettigheter
Etter personvernregelverket kan du blant annet ha rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, dataportabilitet og til å protestere mot behandling som bygger på berettiget interesse. Du kan når som helst trekke tilbake et samtykke uten at det påvirker lovligheten av behandlingen som skjedde før tilbaketrekkingen.
Kontakt oss på contact@firehub.no dersom du vil bruke rettighetene dine. Vi svarer innen fristene som følger av personvernregelverket.
Du kan også klage til Datatilsynet dersom du mener at personopplysningene dine behandles i strid med regelverket.
9. Sikkerhet
Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak som tilgangsstyring, kryptert kommunikasjon, rollebasert tilgang, logging og sikkerhetskontroller for å beskytte opplysningene mot uautorisert tilgang, endring, tap eller misbruk.
10. Endringer
Vi oppdaterer erklæringen når tjenestene, leverandørene eller behandlingen endres. Gjeldende versjon publiseres på firehub.no.
11. Kontakt
FacilityFlow AS
Org.nr. 929 273 885
Ingemann Torps vei 9, 7040 Trondheim, Norge
Epost: contact@firehub.no